Me jiiceet olemme ahkeria järjestämään tapahtumia ja osallistumaan niihin. Voisi jopa kuvitella, että tapahtumakutsun kirjoittaminen sujuisi kuin luonnostaan. Hyvässä tapahtumakutsussa on kuitenkin useita tärkeitä muistettavia ja pohdittavia asioita.
Ne tärkeät tiedot!
Hyvästä tapahtumakutsusta käy selkeästi ja nopealla vilkaisulla ilmi helposti ne olennaiset ja tärkeät tiedot, joiden avulla tapahtumaan osallistuja löytää perille. Tärkeät ja yksityiskohtaiset tiedot tapahtumasta julkaistaan yleensä nettisiuilla tai kutsun kääntöpuolella. Näitä ovat
- Tapahtuman nimi
- Aika (päivä, piste, kuukausi, piste ja myös vuosi – koska joku voi katsoa kutsua tai linkkiä myös myöhempinä vuosina)
- Kellonaika, jonka yhteydessä maininta siitä alkaako ohjelma/ lähteekö kuljetus juuri tasan kyseisellä kellonlyömällä vai avautuvatko ovet vasta siihen aikaan
- Pukukoodi tai teema
- Lisätietoja antavan henkilön yhteystiedot
- Ohjeet ilmoittautumiseen ja/ tai osallistumismaksun maksamiseen ja viimeinen ilmoittautumispäivä
- Tiedot kyydeistä tai kuljetuksista mikäli tapahtumapaikalle on matkaa
- Kartta tai saapumisohjeet
- Suosituksia majoituksista mikäli kyseessä on yön yli kestävät kinkerit
Entä miltä se näyttää?
Harva kutsu lähtee pelkkänä tekstinä, joten useimmiten kutsu muotoillaan ennen lähetystä visuaaliseen muotoon. Ennen kutsun visuaalista toteuttamista pitää tietää, että onko kutsu tarkoitus tulostaa, painattaa vai jakaa sähköisesti esimerkiksi sosiaalisen median tai sähköpostin välityksellä. Myös tietotekniset tumppukädet voivat pärjätä helppokäyttöisten suunnitteluohjelmien (kuten www.canva.com) avulla. Visuaalisessa osuudessa kutsun suunnittelua tärkeitä mietittäviä asioita ovat
- Koko – Pitääkö kutsun mahtua standardikokoiseen kirjekuoreen vai voiko sen lähettää pelkällä osoitetarralla korttityylisesti? Painatetaanko siitä juliste? Suurkuvatuloste-kokoiset julisteet voivat tulla yllättävän kalliiksi. Mitä some-kanavia pitkin kutsua jaetaan? Neliön mallinen 640×640-kokoinen kuva sopii Instagramista Facebookkiin ja LinkedIniin kaikkiin, sähköpostin liitteenä taas lähtee näppärästi minkä mallinen kutsu tahansa.
- Kuva – Kuva kertoo todella tehokkaasti tapahtuman hengestä ja sen avulla on mahdollista luoda vahvoja mielikuvia. Laillisista kuvapankeista (kuten esimerkiksi www.freeimages.com) löytyy runsaasti hyvälaatuisia kuvia, joissa on tekijänoikeudet kunnossa. Mikäli tapahtuma on monivuotinen perinne, on mahdollista, että edellisvuoden tapahtumasta on napattu jo käyttökelpoisia otoksia. Muista lisätä julisteeseen näkyville myös yhteistyökumppaneiden logot hyvälaatuisina.
- Tekstin määrä – Visuaalisessa osuudessa (kuten kutsun kansilehdessä, julisteessa tai some-mainoksessa) tekstin määrä on hyvä pitää minimissä. Lisätietojen ja yksityiskohtien paikka on nettisivuilla tai kutsun kääntöpuolella.
- QR-koodi tai lyhytlinkki – QR-koodi ja lyhytlinkki helpottavat siirtymistä paperikutsusta tai some-mainoksesta nopeasti ilmoittautumis- tai lisätietosivuille. Oman kaksiulotteisen kuvakoodin voi tehdä esimerkiksi osoitteessa http://goqr.me/ . Linkin taas voi lyhentää ja kustomoida mieleisekseen esimerkisi osoitteessa https://bitly.com/
Entä se ilmoittautuminen sitten?
Ilmoittautumisen yhteydessä on hyvä pyytää heti kaikki olennaiset tiedot, jotta niitä ei tarvitse enää kysellä jälkikäteen. Hyvässä ilmoittautumislomakkeessa (tai ilmoittautumisohjeessa) pyydetään osallistujilta seuraavia tietoja
- Nimi (mikäli kutsuttujen joukossa on kansainvälisiä vieraita, on hyvä eritellä etunimi ja sukunimi erikseen – tämä myös helpottaa ilmoittautumistietojen järjestelyä Excelissä)
- Sähköpostiosoite, mikäli järjestäjä haluaa lähettää etukäteismuistutuksen, tervetulotoivotuksen, materiaaleja tai kiitoksia jälkikäteen
- Osoite, mikäli tarkoituksena on lähettää jotain paperista osallistujille omasta tai vaikka yhteistyökumppaneiden puolesta
- Puhelinnumero on hyvä pyytää esimerkiksi sitä varten, mikäli joku osallistujista puuttuu vielä paikalta juuri ennen tapahtuman alkua tai ilmoittautumisesta löytyy jotain epäselvyyttä
- Erikoisruokavaliot mikäli tarjolla on ruokaa
- Tieto jäsenyydestä/ osastosta/ kamarista/ yrityksestä mikäli se vaikuttaa esimerkiksi istumajärjestyksen suunnitteluun tai maksun suuruuteen
Esileikki ja jälkipelit
Noheva tapahtumanjärjestäjä lähettää ilmoittautuneille muistutus- tai tervetulosähköpostin ennen tapahtumaa. Paras aika on noin 1-3 vuorokautta aikaisemmin, mieluiten vähintään 24 tuntia ennen tapahtuman alkua, koska kaikki eivät tarkista sähköpostiaan iltaisin. Tapahtuman ollessa viikonloppuna, lähetä tervetulotoivotus jo edellisenä arkipäivänä. Hyvä tervetulotoivotus voi sisältää esimerkiksi näitä asioita
- Lämmin tervetulotoivotus ja muutama innostava kommentti tulevasta tapahtumasta
- Muistutus tapahtuman kellonajasta
- Karkea ohjelmahahmotelma
- Lisätietoja esiintyjistä tai muuten aiheeseen orientoivaa hehkutusta
- Osoite ja ohjeet perille löytämiseen, pysäköintiin ja parkkilupiin liittyvät ohjeet tai vaikka linkki bussiaikatauluihin
- Ohjeistus tai kartta rakennuksesta oikean tilan löytämiseen mikäli kyseessä on suuri tai monikerroksinen rakennus
- Yhteistyökumppanien logot
Tapahtuman jälkeen voi pohtia, onko syytä toteuttaa jälkimarkkinointia. Hyvä jälkipeli-sähköposti voi sisältää esimerkiksi näitä
- Osallistujien kiittäminen
- Parhaita nostoja, kommentteja tai twiittejä tapahtumasta
- Muutama valokuva
- Linkki materiaaleihin tai tallenteeseen
- Seuraavan tapahtuman markkinointia
- Lyhyt palautekysely
- Yhteistyökumppanien logot
No niin. Siinä tiivistettynä kuuteensataan sanaan hyvän tapahtumakutsun suunnittelemisen ja toteuttamisen perusperiaatteet. Jäikö jotain mielestäsi puuttumaan? Kommentoi rohkeasti!
Tekstin kirjoittaja Miina Makkonen on kamariharrastuksensa aikana panostanut erityisesti tapahtumanjärjestämiseen ja viestinnän suunnitteluun ja toteuttamiseen. Hän on taittanut PINKKI-lehteä, suunnitellut ja toteuttanut tapahtumakutsuja sekä kehitellyt uusia tapahtumakonsepteja. Miina työskentelee Tampereen ammattikorkeakoulussa valmentajana ja opettaa markkinointia, yrittäjyyttä ja innovointia sekä koordinoi opiskelijoiden tapahtumaprojekteja.