1. Kaiva esiin mitattavat tavoitteet!
Et voi osua, jos et tiedä minne tähtäät. Teit sitten tapahtumaa kenelle tahansa, kaiva esiin tilaajalta selkeät tavoitteet ja jumpatkaa yhdessä miten niiden toteutumista mitataan. Sinulla on oltava sama käsitys onnistumisesta toteuttajana kuin tilaajalla on. Jumppaa jatketaan niin kauan, että olette yhtä mieltä tavoitteista ja mittareista. Ilman näitä on täysin hullua lähteä viemään projektia eteenp
2. Suunnittele hyvä idea, johon innostat muut mukaan!
Olet toivottavasti saanut jonkin briiffin eli toimeksiannon toiveineen ja tietyin ehdoin tilaajalta. Tämän pohjalta sinä lähdet luovan tiimisi kanssa ideoimaan. Luovuus on yhtä kuin ongelman ratkaisukyky. Luovuus määritellään toiminnan kautta. Tavoitteet ja mittarit antavat viitekehyksen luovuudelle. Luovia tekniikoita on useita, joita ehdottomasti kannattaa käyttää. Esimerkiksi aivoriihi, tuplatiimi, Fishbone, Morfologia, Synetiikka, tarkistusluettelot, 6 ajatteluhattua, lateraalinen ajattelu, käsitekartat, mind mapping ja body stroming. Ota tavoitteeksi tuottaa vähintään 50 ideaa, joita sitten lähdette seuraavaksi arvioimaan tavoitteiden pohjalta ja karsimaan. Sieltä se loistoidea lopulta nousee tuhkasta kuin fenix-lintu! Minulle on ammattilaiset kertoneet, että yleensä se luovin ja parhain idea on aluksi kaikista pelottavin ja aiheuttaa vähän vatsassa jännitystä…
3. Laadi projektisuunnitelma!
Hyvä tapahtumatuottaja on tehnyt suunnitelman, johon on kirjattu nämä 10 kohtaa konkreettisesti. En voi kyllin painottaa sitä kuinka tärkeää onnistumisen kannalta on tehdä tuo suunnitelma hyvin. Hyvä projektisuunnitelma kertoo numeerisesti ja kirjallisesti sen mitä tehdään, miten tehdään ja miksi tehdään sekä millä resursseilla. Vanha, mutta niin tosi viisaus… se mikä on hyvin suunniteltu, on puoliksi tehty. Pyydä vähintään kahta ihmistä arvioimaan suunnitelmasi ennen täytäntöön panoa. Et valitettavasti ole täydellinen ja sokeudut ihan varmasti jollekin asialle, jos meinaat yksin punnertaa.
4. Valitse tapahtumaan oikeanlaiset tekijät
Rakenna tiimisi, jonka kanssa haluat tapahtuman tuottaa. Ota tiimiisi vain sellaisia henkilöitä, jotka omaavat halua saavuttaa asetetut tavoitteet ja ovat valmiita tekemään töitä niiden eteen. Buukatessasi henkilöitä kerro mihin otat heidät mukaan… tehdään vuoden paras tapahtuma yhdessä, teen sinusta vuoden projektipäällikön tämän tapahtuman avulla tai annan sinulle ainutlaatuisen esiintymismahdollisuuden jne. Ole positiivinen, innostava ja reilu tiiminvetäjä.
5. Hanki yhteistyökumppanit!
Luovuutta on myös saada rakennettua win-win-kumppanuuksilla sisältöä, mistä ei tarvitse maksaa rahaa, mutta kaikki osapuolet hyötyvät. Tämä on mahdollista, mutta sinun on oikeasti hypättävä yhteistyökumppanin kenkiin ja ymmärrettävä myös hänen tarpeitaan. Moni kumppani lähtee jumppaan mielellään hyvältä kuulostavaa ideaa, joten sinun ei tarvitse mennä valmiin ehdotuksen kanssa heidän luokseen.
6. Tee riskikartoitus ja minimoi ne!
Kaikessa on riskinsä. Mitkä ne ovat sinun tuottaman tapahtuman osalta? Mitä tapahtuu, jos juontaja sairastuu, kuka tulee tilalle? Mitä turvallisuusriskejä tapahtumalla on? Liittyykö tapahtumaan joitain lakipykäliä, jotka tulee huomioida (alkoholilainsäädäntö, hygienia, melu, ympäristönsuojelu, työehtosopimukset, tekijänoikeudet jne.). Riskisuunnitelmassa listaat riskit, niiden vakavuuden, niiden todennäköisen toteutumismahdollisuuden ja laadit varasuunnitelman niiden toteutumisen varalta.
7. Yksinkertaista, priorisoi ja delegoi!
Tässä muutama yleisohje. Kaikessa yksinkertainen on kaunista, niin suunnitelman laadinnassa kuin toteuksessa. Kiteytä tapahtuman teema tai sanoma yhteen lauseeseen. Tapahtumatuottajan tulee osata laatia tekemiselle tärkeysjärjestys ja delegoida sellaiset tehtävät, jotka eivät ole tavoitteiden toteumisen kannalta suurimpia riskejä projektille. Sinun on tehtävä työtä myös itse! Älä kuvittelekaan, että voit ulkoistaa kaiken. Jos et usko, niin kokeile ja opi kantapään kautta.
8. Seuraa laatua ja kustannuksia!
Hyvä tapahtumatuottaja tietää reaaliaikaisesti mikä on hänen tapahtumaprojektinsa katetuotto ja huolehtii siitä, ettei se pienene asetetusta tavoitteesta. Tappiollista tapahtumaa ei ole järkevää tuottaa ja raha määrittää kaiken tekemisen. Laadukas tekeminen on sitä, että pysytään suunnitelmassa ja budjetissa.
9. Muista markkinoida!
Joka tapahtuma tarvitsee aktiivista markkinointia. Ota tiimiisi vähintään yksi markkinoinnin osaaja, muuten sinun voi käydä köpelösti. Markkinoinnin tehtävä on saada tapahtuman rahalliset tavoitteet toteutumaan joko välillisesti tai välittömästi. Kaikki muu on plussaa. Mieti mitkä markkinoinnin lukuisista keinoista sopivat sinun tapahtumasi markkinointiin (lehti-ilmoitus, promootiot, some, uutiskirjeet, puhelinsoitot, tekstiviestit, tv, radio, verkkomainonta jne.) Mieti aina markkinointi sen pohjalta mikä on kohderyhmäsi? Missä heidät tavoittaa parhaiten ja panosta niihin. Käytettävissä oleva markkinointiraha, määrittää tekemisen.
10. Älä unohda jälkitoimenpiteitä!
Pyydä kaikilta tapahtumaan liittyviltä sidosryhmiltä – tilaaja, työntekijät, esiintyjät, alihankkijat ja yhteistyökumppanit, palaute. Laadi raportti valokuvineen ja tiivistä loppuun oma yhteenveto lyhyesti miten meni ja mitä kehitettävää muutaman tapahtumasta dokumentoidun valokuvan kera. Lähetä se tilaajalle ja varmista, että hän on valmis tilaamaan sinulta seuraavankin tapahtuman. Kiitä kaikkia, jotka olivat mukana tapahtuman järjestelyissä ja anna henkilökohtainen palaute tiimillesi, jotta he voivat oppia yhä paremmaksi ja tietävät missä erityisesti onnistuivat.
Kannustan nuorkauppakamarilaisia rohkeasti osallistumaan mukaan tapahtumaprojekteihin ja annan neuvoja mielelläni, jos jollakin heräsi kysymyksiä.
Onnistuneita tapahtumia toivoen, Sanna.
* * * * * * *
Kirjoittaja on suhteellisen tuore nuorkauppakamarilainen, – vuonna 2014 COM lohkon Lempäälän kuntavastaava, INT-lohkon tiimin jäsen ja Saksan maailta projektipäällikkö sekä useissa muissakin projekteissa jäsen, joka on osallistunut useisiin kokouksiin aina kansainvälisisiä kokouksia myöten. Tänä vuonna hän toimii Pirkanmaan Nuorkauppakamarin hallituksessa kansainvälisyyslohkon johtajana. Hän on kamariuransa aikana panostanut erityisesti esimerkillä osallistumaan kokouksiin ja projektiryhmiin, jonka kautta hänelle on avautunut nuorkauppakamarin mahdollisuudet ja tuloksena henkilökohtaista kehittymistä ja paljon uusia ystäviä. Hän on myyntijohtajana VeraVia Finland Oy:ssa, joka toimii päivittäisessä työssään vähittäiskaupan jakelutien eri toimijoiden kuten kauppakeskusten ja päivittäis- ja erikoistavaraliikkeiden kanssa suunnitellen ja myös itse toteuttaen erilaisia myynninedistämistapahtumia.