Opinnäytetöitä, blogipostauksia, projektiraportteja… Kirjoitustehtäviä tipahtelee eteen niin nuorkauppakamarissa kuin muussakin elämässä. Näillä vinkeillä teet teksteistäsi uskottavia ja ammattimaisia.
1. Lähde liikkeelle ajoissa
Kun kirjoitusmörköä ruokkii vitkuttelulla, se kasvaa päivä päivältä kamalammaksi. Aloita niin harmittoman pienesti, että se ei tunnu aloittamiselta ollenkaan. Kirjoita vaikka kauppakuitin taakse kolme asiaa, jotka tekstissäsi olisi hyvä ainakin olla. Näin pääset liikkeelle ja teksti alkaa muhia takaraivossasi.
Itse hahmottelin tämän tekstin rungon tyhjälle kalenterin sivulle, kun minulla oli 15 minuuttia ylimääräistä aikaa ennen erästä tapaamista.
2. Tunnista, kenelle kirjoitat ja miksi
Jos olet voimalaitoksen testausinsinööri, et luultavasti selitä paineastioiden määräaikaistarkastukseen kuuluvia hienouksia samaan tapaan naapurin Penalle kuin vaikkapa kollegallesi.
Tunnista kohderyhmän tarpeet myös kirjoittaessasi. Vältä ammattikieltä, jos sitä ei ole pakko käyttää. Auta lukijaa ymmärtämään asiat, jotka ovat sinulle selviä.
Riittävän järeästä rautalangasta vääntäminen voi olla tärkeää, jos haluat lukijan reagoivan tekstiisi jollain tavalla – kenties ottamalla yhteyttä tai ostamalla jotakin. Harva vaivautuu kommentoimaan vaikkapa blogipostaukseen, ettei ymmärtänyt asiasta yhtään mitään.
3. Näytä, älä kerro
Hyvä teksti tarjoaa vastaanottajalle riittävästi konkretiaa. Tällöin lukijan ei tarvitse ärsyyntyä ja miettiä, mitä mahdat tarkoittaa. Miksi puhua ”helppokäyttöisistä toiminnoista”, kun voit tarkentaa, että tapaamisen pääsee varaamaan yhdellä klikkauksella, palveluun ei tarvitse rekisteröityä ja saat vielä automaattisen muistutuksen päivää ennen tapaamista?
Vältä adjektiiveja, joita kaikki muutkin käyttävät. Sen sijaan perustele. Toisin sanoen, et halua tarjota ”laadukasta palvelua” vaan kertoa, kuinka 99 % asiakkaista suosittelee sinua eteenpäin. Lukija pystyy melkeinpä näkemään tyytyväisyyttään hyrisevien asiakkaiden joukon, kun taas sana laadukas ei herätä konkreettisia mielikuvia.
4. Tylsyys ei tuo uskottavuutta
Tekstiäsi lukee aina ihminen, yksilö. Puhuttele lukijaasi suoraan, niin herätät kiinnostuksen. Ripaus huumoria on usein paikallaan, vaikka asia olisi painavaa.
Käytä kirjoittaessasi normaaleja sanoja – sellaisia, joita käyttäisit myös puheessasi. Kankeat rakenteet ja hienolta kuulostavat sanat saavat tekstisi lässähtämään.
Kumman vaihtoehdoista valitsisit?
A) Asiakastyytyväisyyden korkean tason varmistamiseksi yrityksemme hygieniatuotteiden kemiallista koostumusta on parannettu kuluttajilta saadun informaation perusteella.
B) Haluamme, että olet tyytyväinen. Siksi otimme onkeemme asiakaspalautteista, ja muutimme suihkugeeliemme reseptiä.
5. Tajunnanvirtaa et lue itsekään
Ethän vain kirjoita tekstiäsi ”kerralla purkkiin”? Tekstintekeleen pakoilu ja sen nopea julkaisu saattaa houkutella, mutta mieti vielä. Varsinkin nettiteksteistä on helppo klikata seuraavaan, kiinnostavampaan, jos ensivaikutelma ei miellytä.
Tiivis kirjoittaminen on taitolaji. Varaa aikaa raakatekstin muokkaamisen. Käytä delete-näppäintä rohkeasti.
Lukijaa ei sekavien ajatustesi arvuuttelu kiinnosta, joten pureskele teksti asia ja kappale kerrallaan valmiiksi. Silmäilyn helpottamiseksi käytä kappalejakoja ja viljele väliotsikoita. (Paitsi jos kyseessä on gradu.)
Muista vielä lopuksi tekstin oikoluku kirjoitusvirheiden varalta. Varo meheviä ansoja, joita erityisesti mobiililaitteiden ennustava tekstinsyöttö tarjoaa. Eräässä omassa tekstissäni minun piti ottaa oppia, kun kännykkä ajatteli puolestani ja halusi ottaa kuppia.
Kaija Alila
Viestintätoimisto Selkeä
kaija@selkea.fi