Pirkanmaan Nuorkauppakamarin (PiNKK) kuten minkä tahansa muunkin yhdistyksen toimintaa ohjaa muutama tärkeä asiakirja. Näistä tärkeimpiä ovat yhdistyslaki, yhdistyksen säännöt ja yhdistyksen kokousten eli vuosi- ja vaalikokousten pöytäkirjat.
Tässä blogitekstissä paneudutaan näiden eri asiakirjojen merkitykseen ja keskeisimpään sisältöön.
Yhdistyslaki
Yhdistyslaki on yksi Suomen laeista. Monen mielikuva laeista on, että ne ovat pitkiä, tylsiä ja valkeaselkoisia. Tämä ennakkoluulo pätee varmasti moneen lakiin, mutta yhdistyslaki on oikeasti melko yksinkertainen ja helposti ymmärrettävä. Lain pääset kokonaisuudessaan lukemaan esimerkiksi Finlexin sivuilta. Laki käsittää koko yhdistyksen elinkaaren aina sen perustamisesta lakkauttamiseen asti.
Olemassa olevalle yhdistykselle oleellisimpia lukuja ovat jäsenyys, päätöksenteko ja yhdistyksen hallinto. Hallinto on nuorkauppakamareissa monesti sihteerin ja rahastonhoitajan vastuulla, ja erityisesti sihteerin odotetaan tuntevan hallintoa koskevat säännöt.
Yhdistyksen säännöt
Yhdistyksen toiminnan on noudatettava lakien lisäksi sen omia sääntöjä. Yhdistyslaissa annetaan pohja yhdistyksen sääntöjen luomiselle, mutta lisää apua löytyy esimerkiksi Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) sivuilta. PRH lisäksi ylläpitää yhdistysrekisteriä, jonne myös yhdistyksen säännöt pitää tallentaa.
Mielestäni sääntöjen tärkeimmät kohdat ovat jäsenkriteerit ja säännöt vaaleista, koska ne vaikuttavat siihen, kuka yhdistyksemme jäseneksi voi päästä ja miten valtaa käytetään.
Tärkeää on lisäksi säännöt hallituksen muodostumisesta esimerkiksi sen koosta.
Yhdistyksen kokoukset
Yhdistystoiminnassa on yleisesti kahdenlaisia kokouksia, on yhdistyksen kokouksia, jonne kutsutaan kaikki yhdistyksen jäsenet, ja hallituksen kokouksia, joissa pääsääntöisesti paikalla on hallituksen jäsenet. Yhdistyksen kokouksissa päätetään yhdistyksen tärkeimmistä asioista kuten säännöistä, budjetista, hallituksen kokoonpanosta ja nuorkauppakamaritoiminnassa jäsenvalinnoista.
Hallituksen on aina noudatettava yhdistyksen kokouksen ohjeistuksia operatiivisessa toiminnassaan. Yhdistyksen säännöt määräävät, kenellä on äänioikeus yhdistyksen kokouksissa. Yhdistysten kokouksista pidetään pöytäkirjaa, johon kirjataan kaikki tehdyt päätökset sekä miten päätöksiin on päädytty esimerkiksi vaalitapa ja vastaehdotukset.
Muut paperit
PiNKKin toimintaan kuuluu myös paljon muita tärkeitä asiakirjoja kuten toimintasuunnitelma, toimintakertomus, talousohjesääntö, hallituksen kokousten pöytäkirjat, projektisuunnitelmat ja projektien loppuraportit.
Vaikka sihteeri onkin usein puheenjohtajan tietopankki, ei kaikkien papereiden sisältöä tarvitse muistaa ulkoa, mutta ne kannattaa pitää käden ulottuvilla kokousten aikana. Apua kinkkisiin tilanteisiin saa aikaisemmilta yhdistystoimijoilta tai Opintokeskus Siviksen sivuilta.
Hallinto on välillä vähän kuivakkaa, mutta selkeät ohjeet ja prosessit mahdollistavat tasa-arvoisen ja tehokkaan yhdistyksen toiminnan.
Ja kuka nyt ei prosesseja rakastaisi?
Vilma Mäkitalo
PiNKKin sihteeri 2025
